15 мая 2017

Как выбирать ПО для автоматизации?

Когда руководитель или собственник принял решение автоматизировать бизнес, то сразу возникает вопрос: какое ПО -программное обеспечение выбрать? Первый порыв - найти решение, которое полностью подходит к действующей в компании системе. Даже если такая система неэффективна или устарела. Настроить существующие на рынке типовые решения по такому индивидуальному запросу очень сложно.И тогда начинается "изобретение велосипеда" - закажем разработку индивидуальной программы о под наши запросы. Заплатим, и нам сделают СуперExcel, который будет сам, автоматически вести учет, запоминать историю работы с клиентами, делать рассылки, ставить персоналу задачи, контролировать выполнение, выдавать отчеты и диаграммы. И сотрудникам не придется сильно напрягаться и переучиваться, все будет как в привычном Excel.

Цель (увеличение продаж и прибыли), ради которой планировалась автоматизация бизнеса отодвигается на второй план. В приоритет выводится красивый, удобный и привычный интерфейс будущей программы, максимальное количество функций и минимальные затраты на внедрение. Сложившуюся в бизнесе систему управления пытаются "затюнинговать" и автоматизировать.

Однако не учитывают основные недостатки "самописных" программ и продуктов:

• высокая стоимость проектирования, программирования и тестирования,
• ограниченное количество специалистов, разрабатывающих качественные продукты,
• пожизненная "привязка" пользователя к разработчику,
• отсутствие регулярных обновлений и усовершенствований,
• невозможность обеспечить регулярную техподдержку,
• недостатки начального проектирования могут впоследствии проявиться "вечной" доработкой

Если стандартный продукт чем-то не устраивает, то это не повод с ходу его отвергать. Типовое программное обеспечение для автоматизации, как например 1С, CRM-системы, отраслевые решения, уже изначально спроектированы с учетом применения передовых технологий по управлению бизнесом. Такие программные решения разрабатываются и тестируются не один год и доказали на практике свою эффективность. Например, количество пользователей 1С уже исчисляется тысячами и продолжает интенсивно расти.

Когда начинаешь использовать такое стандартное ПО, то поначалу все кажется неудобным и непривычным, сотрудники могут жаловаться и возмущаться. Но как показывает практика - гораздо легче провести обучение персонала и перестроить работу компании, чем потом тратить время и огромные средства на повторную реорганизацию и доработку некачественного ПО. При правильном построении процесса работы и настройке программ производительность персонала может увеличиться в разы. Что самым благоприятным образом сказывается на финансовом положении компании и дает возможность тем же сотрудникам поднять зарплату.

Для большинства компаний малого и среднего бизнеса внедрение типового ПО на начальном этапе автоматизации бизнеса может быть наиболее оптимальным решением, как по сложности работ, так и по затратам. В процессе реального использования программного обеспечения будут проявляться отдельные моменты, которые потребуют дополнительного функционала и которые в начале могут быть не видны. И только после этого можно заказывать дополнительные модули или приложения к основному ПО.

Для автоматизации бухгалтерского и оперативного учета лидером и практически стандартом являются продукты компании 1С. Помимо типовых решений, есть множество специализированных решений, созданных с учетом особенностей различных отраслей экономики. Программы имеют приличную техподдержку и систему обучения пользователей. Большое количество программистов позволяет настроить продукт под индивидуальные особенности конкретной компании.

Для автоматизации процесса продаж и управления персоналом наилучшим продуктом является Битрикс24. Данная CRM система обладает эффективными средствами для полноценного общения с клиентами и поставщиками. Имеет встроенные современные средства для взаимодействия между сотрудниками - индивидуальный и групповой чат, телефонные и видео звонки. Мобильная и десктопная версия позволяют работать в портале с помощью планшета или смартфона. Применение Битрикс24 в связке с 1С и сайтом 1С-Битрикс позволяет максимально автоматизировать типичные и рутинные процессы в любой компании.